Prípad : Elgiganten

Cesta zmeny s vysokými hodnoteniami

Stúpajúci počet zamestnancov si v tejto spoločnosti vynútil dočasné kancelárske riešenia, ktoré brzdili oboje, efektivitu aj spokojnosť v práci. Elgiganten Logistics preto požiadal o pomoc Kinnarps za použitia jeho analýzy pracoviska Kinnarps Next Office®. „Dôkladné preskúmanie našich potrieb a príležitostí bolo kľúčom našej cesty ku zmene,“ hovorí technický manažér Andreas Alm.

Spoločnosť Elgiganten Logistics v Jönköpingu mala svojich zamestnancov rozmiestnených v niekoľkých prevádzkach. Niektoré boli stiesnené, iné zase prázdne, chýbali dôležité funkčné miesta a priestory na formálne a neformálne stretávania nefungovali. "Nebola to dobrá situácia. Naše pracovné prostredie nevyvolávalo dobrý pocit a pôsobilo skôr ako prekážka, než ako podpora pre našich zamestnancov. Napriek tomu sme cítili, že dané priestory majú potenciál, ale potrebovali sme poradiť pri tom, ako ich využiť na maximum,“ hovorí Andreas Alm.

Usporiadanie priestoru bolo skôr tradičné, s malými kanceláriami a otvorenými priestormi. Manažment sedel ďaleko od zvyšku organizácie a konferenčné miestnosti už nevyhovovali súčasnému spôsobu práce a stretnutí. "Efektívnosť, kreativita a spokojnosť s prácou bola nedostatočná, videli sme tiež problémy v komunite, nedostatok spolupráce a zdieľania informácií naprieč oddeleniami. Z hľadiska personalistiky je dôležité byť atraktívnym zamestnávateľom, ak si chceme získať a udržať zamestnancov. Pracovné prostredie je kľúčovým faktorom pre udržanie šťastia a zdravia našich zamestnancov,“ hovorí Marie-Louise Gotmark, vedúca oddelenia ľudských zdrojov Elgiganten Logistic.

Napriek uvedomení si situácie, spoločnosť potrebovala usmernenie, aby mohla napredovať. Bolo potrebné prijať fakt, že treba začať od nuly. Andreas Alm sa dopočul o Next Office®, analýze pracovného prostredia od Kinnarpsu, ktorá pomáha vytvárať pracovné prostredia prispôsobené potrebám danej spoločnosti. Metóda zahŕňa mapovanie a analýzu potrieb a pracovných vzorcov spoločnosti a tiež zapojenie manažérskeho tímu a zamestnancov do procesu zmeny. Na základe týchto poznatkov vytvára dlhodobo udržateľné pracovné prostredia.

Od analýzy pracoviska po follow-up

Analýza bola spustená na jar 2020. Strategickí pracovníci Kinnarps viedli manažérsky tím, aby stanovil víziu, ciele a rámec projektu. Úsilie pokračovalo mapovaním potrieb a návykov. Kinnarps zapojil zamestnancov Elgiganten Logistics prostredníctvom niekoľkých prednášok, workshopov a webového prieskumu. Pomohlo to identifikovať pracovné vzorce organizácie, zachytiť nápady, výzvy a príležitosti a celý tím sa pohol rovnakým smerom.

Kinnarps tiež vykonal analýzu súčasnej situácie kancelárie na základe faktorov produktivity a kreativity, spolupráce, pohody pri práci, akustiky, kvality osvetlenia a vzduchu. Výsledky boli zostavené a prezentované spoločnosti Elgiganten v záverečnej správe v lete 2020. "Dostali sme pomerne nízke hodnotenie, čo nás ešte viac presvedčilo, že investícia bola správna a potrebná. Analýza tiež poskytla dôležité poznatky o tom, čo zamestnancom chýbalo a ktoré funkcie sme potrebovali vylepšiť,“ hovorí Marie-Louise Gotmark.

Na jeseň roku 2020 sa začala ďalšia fáza, v ktorej interiéroví dizajnéri Kinnarps dostali za úlohu vyvinúť koncept a interiérové riešenie na základe výsledkov záverečnej správy a vízie, cieľov a koncepcie manažmentu. V roku 2021 boli priestory prerobené a na jar 2022 Kinnarps implementoval navrhnuté riešenie. Nakoniec vykonal následný follow-up s cieľom analyzovať výsledky zmeny.

Kancelária, do ktorej chcú zamestnanci prísť

Zamestnanci Elgiganten Logistics majú možnosť pracovať z domu dva dni v týždni a v kancelárii majú tráviť tri dni z týždňa. Andreas Alm neverí, že toto usporiadanie by fungovalo v bývalej kancelárii s osobnými pracovnými stanicami. V novom biznis adaptovanom priestore je kancelária rozdelená do troch zón určených pre rôzne úrovne sústredenia sa na prácu. V zóne vysokého sústredenia pracujete úplne nerušene v odhlučnených miestnostiach. Pri práci, ktorá vyžaduje čiastočné sústredenie, sedíte v priestoroch, ktoré sú trochu oddelené, ale nie úplne tiché a izolované. V aktívnej zóne, akou je napríklad lounge, získate pozitívnu energiu z rozhovorov a iných okolitých zvukov.

Zdvojnásobte ratingy

Pozitívnu zmenu možno vidieť vo follow-up analýze, ktorú vykonal Kinnarps približne po 6 mesiacoch. Hodnotenie kancelárie a nového spôsobu práce zamestnancami výrazne vzrástlo. Hodnotenie toho, ako pracovné prostredie podporuje prácu vyžadujúcu sústredenie a kreativitu, sa takmer zdvojnásobilo a hodnotenie spolupráce medzi oddeleniami vzrástlo o viac ako 100 percent!

„Dokazuje to, aká dôležitá je analýza pracoviska, keď sa chystáte urobiť zmenu. Na základe dôkladného zmapovania a vedomostí, môžeme vytvárať riešenia na mieru, ktoré podporujú skutočné potreby organizácie. Investícia do týchto riešení je dlhodobá,“ hovorí Henrik Axell, vedúci stratégie pracoviska, zodpovedný za Kinnarps Next Office®.